Cómo Optimizar la Productividad en los Servicios Virtuales
(Actualizado el 28/01/2025).
Optimizar la productividad en los servicios virtuales online es vital para que tus servicios sean realmente efectivos.
En la actualidad, estos servicios se han convertido en una alternativa para brindar valor y soluciones a emprendedores y empresas, independientemente del sector en que desarrollan sus actividades.
Ya en un post anterior, conversamos acerca de la relación entre Productividad y Servicios Virtuales Online.
Allí conversábamos sobre cómo podemos ayudar a nuestros clientes a ser más productivos cuando utilizan estos servicios.
Hoy lo haremos puertas adentro, esto es, sobre cómo podemos hacer a nuestras empresas de servicios virtuales más productivas.
Ello no obsta para que lo compartas con tus clientes y puedan ambos, de manera sincronizada, ser más productivos.
INDICE
Por Qué Optimizar la Productividad en los Servicios Virtuales
El concepto de productividad involucra la capacidad para desarrollar y culminar las tareas en determinado tiempo con los recursos que tienes a tu disposición y, además, haciéndolo eficientemente (v. nuestro artículo “Teorías de la Administración en el Siglo XXI«); esto es, en el menor tiempo posible y utilizando la menor cantidad de recursos, sin desmejorar la calidad de tu producto o servicio.
Tu trabajo al prestar servicios virtuales ha de ser realizado bajo dos premisas:
. Brindar un servicio de calidad.
. Satisfacer las necesidades y expectativas de tus clientes.
Importancia de Optimizar la Productividad en los Servicios Virtuales
Ten siempre en cuenta que la prestación de servicios virtuales es un sector extremadamente competitivo.
Es allí justamente donde radica la importancia de optimizar la productividad en los servicios virtuales que ofreces, seas empresa o autónomo, puesto que tus clientes delegarán en ti la gestión de sus debilidades.
Te confiarán tareas, funciones y gestiones que requerirán tu integración y perfecta comunicación con ellos y/o su plantilla y equipo de trabajo.
Entre otras, según tu especialidad, las tareas más comunes que te confiarán son:
. Las tareas administrativas, mismas que no por rutinarias son menos importantes y consumen un tiempo valioso que ellos pueden dedicar a actividades más productivas.
. Atender y dar servicio a sus clientes de manera eficaz y eficiente, tanto durante el proceso de ventas como en el servicio posterior a ella, bien atendiendo sus incidencias o, deleitándoles para su fidelización.
. Aquellas que por desconocimiento técnico del universo digital y manejo de softwares se les dificulta realizar.
. Crear Estrategias y Planes de Marketing Efectivos.
. Posicionarlos en buscadores (SEO).
. Gestionar sus Redes Sociales (Community Manager)
. Realizar Campañas de Publicidad online (SEM y SMM).
Y un largo etc. de servicios que pueden ser prestados de forma virtual.
¿Qué debes hacer para Optimizar la Productividad en los Servicios Virtuales?
Puedes establecer, entre otras y de cara a tus clientes, las siguientes estrategias.
Te ayudarán a ser más eficiente, productivo y a destacar en el competitivo mercado de los servicios virtuales online:
. Actúa con agilidad frente a los cambios.
. Establece objetivos y metas claras y alcanzables.
. Invierte en herramientas y softwares de gestión que te faciliten la prestación del servicio.
. Crea tus propias rutinas y horarios.
. Fomenta la comunicación efectiva con tu equipo y clientes.
. Automatiza todas las tareas que puedan ser objeto de ello.
. Promueve la capacitación y el desarrollo de tu equipo de trabajo.
. Mide tu productividad
Actúa con agilidad frente a los cambios
Actualmente los cambios se suceden de manera vertiginosa independientemente del sector empresarial y, con mayor rapidez aún, en los servicios relacionados con la tecnología y la informática.
Al tenernos todos al alcance de un simple “click”, aparecen nuevos competidores en los lugares más recónditos del planeta; por lo que, además de enfrentar las circunstancias de tu entorno, has de hacerlo también con las globales; o, con por ejemplo, un súbito aumento o caída de tus ventas.
En cualquier caso, ante los cambios, tu negocio ha de seguir funcionando, por lo que has de convertirlo en una organización ágil y eficiente que se adapte rápidamente a los cambios no previstos, tanto en los aspectos operativos como en los comerciales.
Optimizar la Productividad en los Servicios Virtuales
El Método AGILE
El Método AGILE es una forma distinta de trabajar y organizarse.
Los modelos para el desarrollo del software, hasta principios del año 2.001 no tenían conexión con las necesidades y expectativas de los clientes; además, eran totalmente inflexibles.
Fue entonces cuando 17 expertos en programación, entre ellos Dave Thomas (Creador de las frases “Code Kata” y “DRY” – Don´t Repeat Yourself), redactaron un Manifiesto en el que se expresan doce principios y cuatro valores que han inspirado a diferentes metodologías AGILES adaptables, principalmente, como sistema de gestión de proyectos, desarrollo de estrategias, productos y, otros sistemas.
Esta metodología se enfoca en tres aspectos:
. Desarrollo repetitivo
. Contribuciones del equipo
. Exigencias del Cliente
Dice Thomas que “El corazón de un proyecto no es la metodología, sino la gente”, y tiene por lema: “Ágil no es lo que haces. Es cómo lo haces”.
Significado de las siglas AGILE
Las siglas AGILE son un acrónimo de la filosofía que sirvió de base al Manifiesto AGILE:
. Anticipate Changes (Anticiparse al Cambio)
. Generate Confidence (Generar confianza)
. Initiate Action (Iniciar Acción)
. Liberate thinking (Liberar el pensamiento)
. Evaluate Results (Evaluar los Resultados)
En consecuencia, los miembros del equipo deben ser técnicamente competentes, estar motivados y, remar todos en un mismo sentido.
Además, hace énfasis en que la parte técnica no es suficiente, por lo que cada miembro del equipo debe estar involucrado de manera plena en:
. Su trabajo
. El equipo
. La organización.
Establece objetivos y metas claras y posibles
Las metas son los resultados que quieres obtener.
Deben ser acordes con la misión, visión y valores de tu negocio, a los efectos de dinamizar las iniciativas en tu gestión.
Los objetivos son la ruta que has de seguir para alcanzar las metas que te has propuesto, enfocándolos de tal manera que no importa lo disímiles que sean, pero que te lleven a la meta fijada.
Los objetivos has de fijarlos a corto, mediano y largo plazo; diferenciando a los objetivos generales de los específicos, pero todos deben tener un elemento en común: la coherencia entre ellos y las metas a alcanzar.
Si los objetivos y metas son claros y posibles, tus estrategias serán mucho más flexibles, adaptables e inclusive podrás cambiarlas, siempre y cuando los tengas presentes en todo momento.
Por lo tanto, defínelas claramente tanto a nivel individual como de equipo; así orientarás el trabajo hacia objetivos concretos que te permitirán optimizar la productividad en los servicios virtuales que das a tus clientes.
Optimizar la Productividad en los Servicios Virtuales
El Método SMART
Para definir los objetivos que te llevarán hacia las metas que te has propuesto, utiliza el método SMART.
Su nombre proviene del artículo “There’s a S.M.A.R.T. Way to Write Management ‘s Goals and Objectives (Hay una forma INTELIGENTE de redactar las metas y objetivos de la administración)” publicado por el Dr. George T. Doran en 1.981 en “Management Review”, de Peter Drucker.
Su nombre es un acrónimo, en donde cada letra significa que los objetivos han de ser::
. Specific: Target a specific area for improvement.
(Específicos: Enfocar áreas específicas para la mejora).
. Measurable: Quantify, or at least suggest, an indicator of progress.
(Medibles: Cuantificables o, al menos, que tengan un indicador que permita monitorear su progreso).
. Assignable: Specify who will do it.
(Asignables: Especificar quién lo hará).
. Realistic: State what results can realistically be achieved given available resources.
(Realistas: Especificar los resultados que realmente se pueden lograr en función de los recursos disponibles).
. Time-related: Specify when the result can be achieved.
(Enmarcados en un periodo de tiempo: especificar cuándo los resultados pueden ser logrados).
Decía el Dr. Doran en su artículo que “… al ayudar a las personas a centrar su atención en estas cinco áreas, mejorarían sus posibilidades de éxito”.
Invierte en Herramientas y Softwares de Gestión
Existen numerosas herramientas de gestión de proyectos que te pueden ayudar a organizar las tareas, establecer plazos y hacer un seguimiento del progreso en tu trabajo.
Además, facilitarás la colaboración entre los miembros de tu equipo, evitando retrasos o tareas duplicadas.
Las herramientas de gestión que selecciones han de ser de calidad excelente y permitirte, además de desarrollar tu negocio, centralizar toda tu información.
Así, tus colaboradores tendrán a la mano los datos cuando los necesiten al objeto de efectuar su trabajo de manera ágil, eficiente y evitando la ejecución de procesos repetitivos.
De esa manera podrás también hacer seguimiento y medir la productividad de su gestión.
Utiliza, por ejemplo, la Inteligencia Artificial para optimizar el servicio que ofreces a tus clientes y el Big Data para tomar tus decisiones con base en la recopilación y análisis de datos.
Factores a tomar en cuenta a la hora de invertir en herramientas y softwares de gestión
Ten en cuenta estos factores a la hora de invertir en herramientas y softwares de gestión:
. Que se adapten a los procesos de tu negocio
. Evalúa su utilidad vs la relación costo-beneficio
. Determina su potencial para mejorar tu rendimiento personal y el de tu equipo de trabajo
Ventajas de invertir en Herramientas y Softwares de gestión para optimizar la productividad en los servicios virtuales
Las ventajas de invertir en herramientas y softwares de gestión residen principalmente en que:
. Podrás optimizar la productividad en los servicios virtuales que ofreces
. Incrementarás tu rendimiento y el de tu equipo
. No perderás tiempo realizando tareas y análisis que la herramienta puede realizar automáticamente.
Fomenta la comunicación efectiva con tu equipo y clientes
Tu equipo debe estar siempre al tanto de los niveles de calidad que esperas de su trabajo.
Mantente en constante diálogo con ellos, revisando en conjunto los aspectos positivos y negativos de la gestión; así determinar con mayor claridad la susceptibilidad de las mejoras.
El contacto frecuente y, la motivación constante, generan confianza entre todos e incrementa la productividad.
Ello te permitirá priorizar las actividades, delegar tareas, evitar asumir compromisos que no puedas cumplir y, crear mecanismos para hacer más agradable el ambiente laboral.
Lograrás mantener a tu equipo en armonía con los objetivos y metas de la empresa, aumentando la productividad de esta última.
Una comunicación clara y efectiva con tu equipo es vital para optimizar la productividad en los servicios virtuales que ofreces a tus clientes.
Puedes utilizar, por ejemplo:
. Herramientas de comunicación instantánea como WhatsApp o Telegram
. Videoconferencias
Mantener los canales de comunicación abiertos agilizará tu comunicación y evitará malentendidos, a la vez que fomentarás la retroalimentación constante con tu equipo.
Automatiza todas las tareas que puedan ser objeto de ello
Busca Aplicaciones y herramientas para automatizar todo lo que puedas.
Ganarás tiempo para dedicarlo a las tareas más importantes.
Para mejorar la productividad es necesario ahorrar tiempo en las tareas más rutinarias.
¿Cómo?
Hoy en día, se puede automatizar casi cualquier tarea que se realice con regularidad.
Identifica las tareas repetitivas o que consumen mucho tiempo y automatízalas, por ejemplo:
. Envío de correos electrónicos
. Generación de informes
. Seguimiento de tus clientes
. Facturación
Establece tus propias rutinas y Horarios
Cuando estableces rutinas y horarios de trabajo claros, mantienes la disciplina y evitas las distracciones.
Por otra parte, te ayuda a delimitar entre el trabajo y tu vida personal para mantener el necesario equilibrio, tener una vida saludable y evitar el agotamiento.
Gestionar el tiempo de manera eficiente evitará que desperdicies tus horas hábiles, logrando que tus colaboradores interioricen buenas prácticas de aprovechamiento del tiempo desde el primer momento en que se incorporan a tu plantilla.
Por tu parte, implementa mecanismos para que los horarios se cumplan sin agobios, así, evitarás el agotamiento temprano de tu personal.
Crea un ambiente de trabajo agradable, fundaméntalo tanto en la ética y buenas prácticas para el manejo de recursos humanos, como en el cuidado del ambiente físico donde laborarán tú y tu equipo.
Actúa y permite que trabajen con autonomía.
Si las reglas son claras no tienes de que preocuparte, se optimizará la productividad en los servicios virtuales que prestas e incentivarás la relación interpersonal; harás que la comunicación sea transparente y vertical.
Así, mejorarás el rendimiento al satisfacer y mantener a los mejores talentos de tu equipo.
Promueve la capacitación y el desarrollo tanto personal
como de tu equipo de trabajo
La capacitación es imprescindible.
Podrás mantenerte y mantener a tu equipo de trabajo siempre al día, mejorando la productividad y eficiencia de tu empresa de servicios virtuales.
Puedes planificar la capacitación general, abarcando diferentes temas; o bien, sobre temas más específicos.
Hacerlo sobre temas específicos es importante, ya que puedes enfocarlas hacia la satisfacción de necesidades en tu empresa o, subsanar las fallas y debilidades propias o de tu equipo.
Al invertir en la capacitación y desarrollo de tu personal mejorarás la productividad de tus servicios virtuales, ya que, estarás proporcionándoles oportunidades de aprendizaje y crecimiento profesional.
No solamente mejorarás sus habilidades, sino que también aumentarás su motivación y compromiso.
Mide tu Productividad
Mide tu propio desempeño y el de tus colaboradores, tanto de manera individual como del equipo en su conjunto.
Al hacerlo, obtienes valiosa información y datos, mismos que te permitirán determinar con claridad la eficiencia con que cada uno desempeña su papel dentro de la empresa.
Por otra parte, te servirá de guía para introducir los correctivos necesarios que incrementen la productividad individual y grupal; de cara a tus clientes, podrás optimizar la productividad en los servicios virtuales que les ofreces.
Por ejemplo, una opción es utilizar herramientas de checklist online para verificar que los procesos se han completado en modo, forma y tiempo.
Así, podrás determinar que no quedaron actividades pendientes de realizar en cada uno de ellos.
Recomendaciones para optimizar la productividad en los servicios virtuales
Lo primero que debes tener en cuenta a la hora de optimizar la productividad en los servicios virtuales que ofreces a tus clientes y, dentro de tu empresa, es tener en cuenta que se trata de tú negocio, tú marca, de tu prestigio personal y profesional.
Independientemente de que desarrolles tus labores desde casa, oficina o seas nómada digital; de que estés comenzando en estas lides, o poseas experiencia; se consciente de que tu cliente pone en tus manos y delega en ti tareas, que, por insignificantes y rutinarias que parezcan, para él son importantes y forman parte del día a día en su gestión empresarial.
Realízalas con diligencia y responsabilidad dando lo mejor de ti.
Optimizar la Productividad en los Servicios Virtuales
Doce consejos para ser más Productivos en el trabajo
A continuación, te transcribimos doce recomendaciones que hace Julia Martins en su artículo “Doce Consejos para ser más productivos en el trabajo”.
Te recomendamos leerlos a conciencia y meditando bien acerca de cada uno de ellos. Encontrarás el enlace al artículo completo en las fuentes utilizadas para la redacción de este post.
- Genera un ambiente laboral más sencillo
- Prueba diferentes estrategias para la gestión del tiempo
- Reduce el trabajo rutinario
- Aprovecha los momentos de mayor productividad
- Evita realizar varias tareas a la vez
- Prioriza el trabajo importante
- Reduce la cantidad de notificaciones
- Integra las herramientas de negocios
- Automatiza el trabajo manual
- Aprende a decir “NO”
- Prepárate para el éxito
- Aumenta la claridad en el equipo
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Fuentes
. Servicios Virtuales Online – Experiencia de gestión en servicios virtuales – SVO
. Martins, Julia – Doce Consejos para ser más productivos en el trabajo – asana.com
. Zambelli, Rafael – Cómo aumentar la productividad de tu equipo? ¡Vea 12 consejos!
. Concur Team – ¿Cómo mejorar la productividad de una empresa? Siga estos 14 consejos – concur.com.mx
. 7 consejos para mejorar tu productividad laboral (desde la oficina o desde casa) – adecco.com.mx
. 10 consejos para mejorar la productividad en el trabajo – up-spain.com
. Imágenes cortesía de Pixabay – pixabay.com