La Gestión del Cambio Organizacional
(Actualizado el 30/01/2025).
La gestión del cambio organizacional implica la necesaria adaptación que toda empresa debe hacer internamente según se modifique su entorno, busque mejorar su desempeño y/o, innove buscando nuevas ventajas competitivas, entre otras variables.
Es un proceso necesario, el cual ha de cumplirse al objeto de poder lograr tus objetivos empresariales.
INDICE
Importancia de la Gestión del Cambio Organizacional
La importancia de la gestión del cambio organizacional radica en su principal objetivo, esto es, lograr que la ejecución de las estrategias y planes se haga de manera óptima.
Ello incidirá directamente en que tu empresa pueda apuntalar los cambios de manera ágil, segura y perdurable en el tiempo.
El entorno actual se mantiene en constante evolución y cambio, por lo que, adaptarse y evolucionar junto a ellos es vital.
Tu gestión de esos cambios deberá enfocarse, sobre todo, hacia el objetivo de que tu más valioso recurso, el humano, asimile los mismos de manera no traumática; primordialmente durante su implementación.
Por lo que deberás tener en cuenta:
. Concientizarlos acerca del nuevo contexto
. Implantar nuevos métodos y metas de trabajo
. Hacer constante seguimiento y evaluación de la correcta ejecución de las nuevas tareas y ocupaciones
Fases de la Gestión del Cambio Organizacional
Como todo proceso, la gestión del cambio en tu organización ha de ser implementada mediante fases muy bien estructuradas y definidas, mismas que estarán en comunión con las nuevas ideas, tendencias y tecnologías presentes en un mercado cada vez más competitivo.
Estas fases son:
. Planificación
. Implementación
. Mantenimiento
Planificación
. Define lo que quieres cambiar
. Haz un diagnóstico preciso de tu actual situación organizacional
. Evalúa a los miembros de tu equipo
. Estudia con objetividad los resultados alcanzados por tu equipo en los años anteriores
. Determina el impacto que deseas obtener con los cambios
. Establece las métricas que utilizarás
. Adopta el planteamiento o enfoque adecuado
Implementación
. Determina y provéete de los recursos para desarrollar el plan concebido, sobre todo financieros y humanos
. Realiza un seguimiento estricto y constante de los progresos que vas obteniendo en la implementación de tu plan
. Utiliza constantemente las métricas cuyo uso definiste en la fase de planificación, controla que todo salga según lo planeado
Mantenimiento
. Evalúa constantemente los resultados, tomando como referencia el punto donde estaba tu empresa antes de la implementación del plan
. Mantén los cambios con resultados positivos
. Elimina los cambios negativos, pero aprende de los errores para no cometerlos nuevamente
. Dale mayores responsabilidades a quienes hayan demostrado tener mayor habilidad para:
. Comunicarse mejor tanto de forma oral como escrita
. Asumir proactivamente críticas constructivas
. Trabajar en equipo
. Liderazgo
. Pensar de manera crítica y a la vez lógica
. Capacidad Organizativa
. Tener empatía
¿Qué Acciones Implica la Gestión del Cambio Organizacional?
Las acciones por tomar van a depender en grado sumo del propósito de tu empresa y, de si los cambios la comprometen en su totalidad o, a unidades específicas de ella.
Los equipos involucrados en el cambio han de tener el apoyo constante, tanto de los líderes de la organización como del Departamento de Recursos Humanos, quienes los guiarán y ayudarán en su adaptación a los cambios realizados o que se pretenda realizar.
Las Acciones fundamentales por realizar son:
. Reconocer y relacionar las necesidades del equipo antes de planificar e introducir los cambios
. Comprometer e implicar al equipo desde el inicio de los cambios, no imponérselos
. Las acciones para el cambio han de tomarse proactivamente; si tomas las acciones de manera reactiva no estarás gestionando cambios sino manejando crisis
. Prestar apoyo psicológico
. Mantener una comunicación fluida y transparente
. Realizar entrenamiento y formación actualizada y constante
. Definir explícitamente las responsabilidades
. Establecer procedimientos claros y sencillos
. Asignar los recursos oportuna y eficientemente
. Determinar con exactitud los criterios de evaluación
. Garantizar que todas las actividades se realicen de manera eficiente, eficaz, fluida y dinámica.
La Cultura Organizacional y su Influencia en el Cambio
La cultura organizacional, según consenso general entre diferentes autores, es definida como: “El compendio de valores, reglas, procedimientos y principios que comparten todos los integrantes de una organización, independientemente de la posición ocupada dentro de ella”.
Es entonces cuando cobran significativa importancia la misión, visión, valores y principios de tu empresa ya que son la guía para su gestión, crecimiento y desarrollo.
Aún cuando cada organización tiene características propias, su cultura organizacional define el funcionamiento, la capacidad de adaptación a los cambios, los sistemas, sus estructuras y, el ambiente laboral.
Así, la gestión del cambio organizacional ha de estar alineada con la cultura de la organización, esto es, con su misión, visión, valores y principios.
Cultura que debe ser transmitida al recurso humano con el cual cuentas, pero también, desarrollar en él un alto sentido de lealtad y pertenencia hacia tu empresa.
Estrategias Efectivas para Gestionar el Cambio en tu Organización
Gestionar los cambios organizacionales no es tarea fácil.
El primer aspecto que debes tomar en cuenta es preguntarte: ¿Cómo va a afectar a mi recurso humano los cambios que planeo introducir?
Al respecto, cabe observar que al recurso humano lo conforman personas.
Ellos también se preguntan: ¿Hasta que grado tu organización está al corriente de sus necesidades tanto personales como profesionales?
Es entonces natural que, ante cualquier cambio, consideren que deben ser tomados en cuenta para su planificación, implementación y desarrollo puesto que serán los primeros afectados.
En consecuencia, ante la incertidumbre generada por el cambio que planeas implementar, deberás:
Promover y facilitar la participación de tu recurso humano
Pregúntales, haz que afloren sus preocupaciones y dales respuesta a ellas.
Al tomar en cuenta sus opiniones valorarán tu compromiso con ellos disminuyendo en consecuencia su resistencia.
Explicar, Razonar y Aclararles tus objetivos como empresa
Así, eliminarás de entrada la incertidumbre y preocupación generadas por la falta de información.
Comprenderán tus motivos y, verán que mantener la situación presente no es viable, deduciendo también que el cambio es necesario.
Inspirarlos
Consigue el compromiso de tu equipo de querer trabajar y colaborar con los cambios propuestos.
Poner a prueba los cambios antes de implementarlos
Esto te ayudará a conformar la infraestructura para sostener los cambios.
Tu equipo de lideres deberá tener diferentes perspectivas y opiniones antes de poder tomar las decisiones finales.
Hacer pruebas de impacto
Podrás evaluar así las preocupaciones generadas por el proceso de cambio, medir los resultados y calcular la totalidad de recursos que necesitas para su implementación y sostenimiento.
La formación es importante dentro de esta estrategia y debes prever en ella todas las contingencias que pudieran presentarse a lo largo del proceso.
Ejecutar y compartir la responsabilidad
Todos los integrantes de la organización han de encontrar su propósito en ese reto compartido, la responsabilidad y resultados son de todo el equipo.
Predica con el ejemplo e inculca en los líderes el ser modelos para toda la organización.
Mide resultados, elogia los avances al determinar aspectos positivos y, reorienta las acciones en la medida que sea necesario.
Reforzar y extender los resultados positivos
Ten en cuenta que los resultados positivos obtenidos sean congruentes con la Misión, Visión, Valores y Principios de tu empresa.
Explorar otras posibilidades
Antes de tomar la decisión final, explora y evalúa nuevas oportunidades y opciones antes de tomar tu decisión final.
¿Cómo Superar la Resistencia al Cambio en el Entorno Laboral?
La gestión del cambio organizacional se produce en tres niveles:
. Individual
. De Proyecto
. Empresarial
Todos están interrelacionados, pero cada uno se enfoca de diferente manera.
La Gestión del Cambio Organizacional a Nivel Individual
Los primeros que van a experimentar cualquier cambio en la organización son los miembros de tu equipo.
Es tu obligación comprender como experimentan ese cambio, apoyarles y, acompañarlos en el proceso de transición.
Ten en cuenta:
. Los mensajes que quieres transmitir
. Cuando enviar esos mensajes
. Quien los debe enviar
. Capacitar a tu equipo para que asimile y adopte los nuevos comportamientos
. Hacer que los cambios y comportamientos se asuman e interioricen
La Gestión del Cambio Organizacional a Nivel de Proyecto
Es la gestión del cambio organizacional considerada en sí misma.
Aunque los cambios parten del estudio y valoración a nivel individual, gestionar el cambio a nivel de cada individuo es casi que tarea imposible.
Lo práctico es involucrar a la totalidad de los miembros de la empresa o, de las áreas donde se pretenda introducir y realizar el cambio, apoyándolos con las acciones y estrategias contempladas en cada plan.
Gestión del Cambio a Nivel Organizacional
El cambio no se puede lograr de inmediato y, como todo proceso, necesita de su tiempo.
Se trata de poder integrarlo a la estructura de la organización aplicándolo a las iniciativas e integrándolo en los diferentes roles, estructuras, procesos, proyectos y liderazgos.
Estos últimos, los líderes, junto a los gerentes y supervisores; han de estar formados y deben contar con las habilidades necesarias para conducir a sus equipos durante el cambio.
Así, los empleados, sabrán que pedirles para que el cambio sea exitoso.
Modelos de Gestión del Cambio Organizacional
Existen varios modelos para realizar la gestión del cambio organizacional y evitar la resistencia al cambio en el entorno laboral, estos Modelos son:
. ADKAR de Prosci®
. De Lewin
. Modelo del Empellón
. Transición de Bridges
. El Modelo de Kotter
El Modelo ADKAR de Prosci®
Constituye este método, uno de los marcos de referencia de cambio más utilizados en el mundo para las personas en cualquier ámbito.
ADKAR es un acrónimo de:
Awareness – Conciencia (Crear conciencia de la Necesidad del cambio)
Desire – Deseo (Hacer que se anhele y, comprometerse a participar y apoyar el cambio)
Knowledge – Conocimiento (Proporcionar capacitación sobre como cambiar)
Ability – Habilidad (Para implementar las habilidades y comportamientos deseados)
Reinforcement – Reforzamiento (Mantener y sostener el cambio en el tiempo)
El individuo debe alcanzar cada uno de estos cinco resultados para avanzar con éxito en el proceso de cambio individual, ello te permite medir donde se encuentra cada uno.
Así, podrás adaptar la gestión de cambio organizacional que pretendes realizar y además hacerlo en el momento oportuno.
Te será útil para:
. Diagnosticar la resistencia de los empleados al cambio
. Ayudarles a realizar la transición a través del proceso de cambio
. Crear un plan de acción exitoso para el avance personal y profesional
. Desarrollar un plan de gestión del cambio para tus empleados
Este modelo también permite liderar efectivamente una amplia variedad de cambios tales como:
. Transformaciones digitales
. Nuevos procesos operativos
. Reestructuraciones en la organización
. Cambios culturales complejos
Modelo de Lewin
Es un modelo que requiere del total apoyo de la dirección a los niveles más altos.
En la medida que el cambio involucre a un área, equipo completo o, toda la empresa; el apoyo ha de ser más fuerte por parte de la alta dirección.
Consta de tres fases, mismas que separan a los grandes cambios en partes para gestionarlos de manera más práctica.
Ellas son:
Descongelamiento
Consiste en preparar al equipo para aceptar los cambios de manera no traumática, haciendo énfasis en la necesidad del cambio.
Luego, en fase de implementación, acompañarlos y motivarles durante el proceso para que entiendan el beneficio de los cambios.
Transición
En esta fase del modelo la comunicación fluida es vital.
Requiere de liderar con seguridad, puesto que los cambios se toman su tiempo y, de la confirmación y certeza de que los cambios están generando procesos exitosos.
Exige este modelo extender esta fase hasta tanto los empleados asimilen y acepten los cambios, abandonando su resistencia a este; lo que implica buena comunicación y capacitación constante.
Recongelamiento
Hechos los cambios y aceptados con éxito por el equipo, los nuevos procesos han de ser fortalecidos y amalgamados entre empresa y empleados, al objeto de realizar las operaciones bajo los nuevos estándares.
Modelo del Empellón
Está fundamentado en sugerir e inducir al equipo a que vaya orientándose hacia los cambios que la empresa requiere.
El objetivo es lograr que, de manera no obligatoria, el equipo opte por adoptar los cambios de manera fácil y eficaz.
Requiere de un constante feedback con el empleado, haciéndolo sentir escuchado y que es tomado en cuenta al momento de planificar y realizar los cambios.
Ello permite que, los miembros de tu equipo, vean por sí mismos la necesidad de que haya cambios y/o transformaciones en la empresa en la cual laboran.
Así, reduces la posibilidad de generar resistencia y conseguir una transición más rápida y eficaz.
Modelo de Transición de Bridges
Este modelo se enfoca en las reacciones emocionales del individuo a lo largo de la transición.
Los otros modelos se concentran en la ejecución de los cambios.
El modelo de transición de Bridges está centrado en otros objetivos, por lo que atraviesa las siguientes etapas:
. Terminar, perder y dejar ir
. Zona neutra
. Nuevo comienzo
Las reacciones negativas como la negación, ira y frustración suelen estar presentes al gestionarse los cambios, es necesario que idees la forma de evitarlas.
Si prevés las posibles reacciones, puedes pensar de mejor manera la forma en que manejarás esa situación, así, podrás orientarlo y llevarlo a una zona neutra haciéndole comprender que los cambios son necesarios y, saber los beneficios que el cambio le proporcionará.
Tu equipo está conformado por seres humanos con capacidad de emocionarse y reaccionar; si trabajas desde el principio sus emociones y reacciones negativas, podrás encontrar la forma de poder motivarlos y entusiasmarles con un nuevo comienzo.
Modelo de Kotter
Es conocido también como la “Teoría de Kotter” o “Modelo de 8 pasos de Kotter” y se divide en 8 etapas:
. Crear sentido de urgencia
. Construir un equipo de cambio
. Formar una visión estratégica
. Comunicar la visión del cambio
. Eliminar las barreras al cambio
. Concentrarse en las ganancias a corto plazo
. Mantener el impulso del cambio
. Instituir el cambio
Es un modelo muy funcional para generar interés y entusiasmo, pero no contempla al importantísimo feedback que debe existir con tu equipo.
Ello puede generar un alto nivel de rechazo o resentimiento hacia el cambio, lo que se traduce en tensiones, paralización del cambio o retardo en su implementación.
Tu recurso más valioso es el humano, tenlo siempre presente y, si te decides por este método, combínalo con otro que si tenga en cuenta las necesidades y opiniones de tu gente lo que hará reducir los niveles de rechazo.
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Fuentes
. Bermúdez Nohelia – Estrategias para gestionar el cambio en los equipos y las organizaciones
. Blog Rock Content – ¿Qué es la Cultura Organizacional?
. El Modelo ADKAR de Prosci – Un modelo simple pero poderoso para facilitar el cambio individual
. Licari, Sharon – Hubspot – ¿Qué es la gestión del cambio y por qué es importante?
. Prosci.com – ¿Qué es la Gestión del Cambio?
. Sánchez Sosa, Oscar – Brand Content Manager Stefanini LATAM – Como implementar iniciativas de cambio exitosas con change management y metodología ADKAR
. Zendesk.com – Gestión del cambio: 6 pasos para promoverlo en tu empresa
. Imágenes e Infografías no identificadas: Pixabay.com – Varios Autores